Politique de confidentialité.

1. Qui sommes-nous ?

Le Geneva Guardians Rugby Club est une association sportive suisse à but non lucratif, basée à Genève et fondée le 5 février 2026. Il est responsable du traitement des données pour ses propres activités. Pour toute question, contactez info@genevaguardians.ch. Cette politique couvre les visiteur·euse·s du site, les personnes intéressées ou à l’essai, les membres, coachs, bénévoles, membres du comité, participant·e·s aux événements, sponsors, donateur·rice·s et autres contacts, en ligne comme hors ligne.

La vie privée demande une attention particulière dans un club inclusif LGBTQIA+. L’adhésion ne prouve rien quant à l’orientation sexuelle ou à l’identité de genre d’une personne ; nous ne déduisons pas ces caractéristiques de sa participation. L’association publique au club peut avoir des implications pour la vie privée, notamment lors du partage de noms, d’images ou de listes de membres.

Nous accueillons uniquement des membres majeurs (18 ans ou plus). Notre site reste accessible à tous les âges. Si une personne mineure nous contacte, nous utilisons ses données uniquement pour répondre à sa demande et ne les conservons pas plus longtemps que nécessaire à cette fin.

2. Quelles données collectons-nous ?

Les données dépendent de vos interactions avec le club. Elles peuvent comprendre votre nom et vos coordonnées ; les informations transmises pour adhérer et votre statut de membre ou de cotisation ; vos disponibilités et présences aux entraînements ; les renseignements fournis pour un événement, tournoi, voyage ou commande d’équipement ; vos messages et les dossiers de bénévolat, de soutien ou de dons.

Nous traitons aussi des photos, vidéos et choix enregistrés relatifs à l’image. Les informations de sécurité ou d’urgence que vous communiquez, notamment sur une blessure ou un incident, peuvent contenir des données de santé sensibles. L’utilisation du site génère des statistiques et des informations techniques de connexion. Les sections suivantes précisent ces activités, sans supposer que chaque personne fournit toutes ces catégories.

3. Comment et pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous utilisons les données pour répondre aux demandes, organiser les essais, gérer les adhésions et cotisations, préparer les activités sportives et événements, communiquer, contribuer à la sécurité, publier des contenus autorisés, gérer le soutien au club, entretenir et comprendre l’utilisation du site, et respecter les obligations légales applicables.

Notre cadre principal est la loi fédérale sur la protection des données (LPD) : transparence, finalités définies, proportionnalité et sécurité appropriée. L’administration courante du club ne nécessite pas automatiquement un consentement. Si le RGPD s’applique à une activité précise, ses bases juridiques et les éventuelles conditions relatives aux données sensibles doivent aussi être respectées. La résidence dans l’UE ou l’accès au site ne suffisent pas à établir cette application.

4. Adhésion et entraînements

Les personnes intéressées peuvent participer à trois séances d’essai gratuites. Un essai ou l’entrée dans le groupe WhatsApp public ne constitue ni une adhésion officielle ni un accord pour une publication.

L’inscription officielle se fait sur register.genevaguardians.ch. Google Forms recueille les réponses et Google Sheets gère celles liées à la feuille de calcul ; les réponses originales peuvent aussi rester dans Google Forms. Au sein du club, seuls les membres du comité accèdent aux dossiers d’inscription. Ils servent aux demandes d’adhésion, à la gestion des membres, aux cotisations et aux choix relatifs à l’image. Le club détermine ces finalités et gère les accès ; Google fournit ses services selon les conditions liées à la section 9.

SportEasy sert à l’organisation des membres, au calendrier des entraînements, aux présences, aux communications sportives et aux événements. Le club est responsable des informations saisies et consultées dans son compte. SportEasy effectue aussi ses propres traitements selon sa politique.

5. Communications

Nous communiquons par e-mail, dans le groupe WhatsApp public de recrutement, dans des groupes distincts pour les membres et sur Instagram. Dans un groupe WhatsApp ordinaire, les participant·e·s peuvent voir votre numéro, votre nom et les informations visibles du profil, lire les messages, les enregistrer ou les repartager. Le groupe public n’est pas anonyme.

Vous pouvez écrire à info@genevaguardians.ch sans utiliser ces plateformes. WhatsApp et Instagram sont des services de Meta, qui effectuent leurs propres traitements selon les politiques de WhatsApp et de Meta. Les communications administratives du club sont distinctes des éventuels messages facultatifs de marketing ou de collecte de fonds.

6. Photos et vidéos

Nous prenons des photos et vidéos lors des entraînements, matchs et autres activités pour partager la vie du club. Les images identifiables demandent une attention particulière : l’association publique à un club LGBTQIA+ peut être sensible. L’adhésion seule n’autorise pas la publication de votre nom ou de votre image.

Lors de l’inscription, les membres peuvent consentir ou refuser l’utilisation de leur image. Ce choix est enregistré dans les réponses Google Forms et consultable par le comité. Avant de prendre des photos, nous demandons aussi aux personnes si elles souhaitent apparaître et expliquons la possibilité de publication sur notre site et les réseaux sociaux. La participation est facultative : même après un accord antérieur, chaque membre peut refuser une photo. Un refus enregistré doit être respecté ; un accord informel pour une photo ne le modifie pas automatiquement. Les personnes à l’essai sont interrogées séparément et peuvent refuser sans conséquence pour leur participation.

Prendre une image, la partager en interne, la publier ou la transmettre à la presse ou à des sponsors sont des usages distincts. Chaque usage doit respecter la portée de l’accord pertinent ou une autre justification applicable. Un accord pour des photos ne couvre pas automatiquement les vidéos ou une publicité commerciale sans lien.

Pour poser une question, modifier votre choix, retirer votre consentement, vous opposer à une publication ou demander un retrait, écrivez à info@genevaguardians.ch. Le retrait du consentement ne rend pas à lui seul illicites les traitements antérieurs. Nous examinons les demandes selon le droit applicable et retirons les contenus sous notre contrôle lorsque cela est nécessaire ou approprié, sauf autre justification valable permettant leur maintien. Les copies enregistrées ou repartagées par des tiers indépendants peuvent rester hors de notre contrôle.

7. Santé et sécurité

Les renseignements pertinents que vous fournissez sur une blessure, la santé, un besoin particulier ou un contact d’urgence peuvent servir à la participation en sécurité, à la gestion des blessures, urgences ou incidents. Les dossiers d’accident ou de protection des personnes, lorsqu’ils existent, nécessitent un accès limité aux personnes chargées du cas. Les informations nécessaires peuvent être transmises aux secours.

Les données de santé sont sensibles et doivent rester accessibles aux seules personnes ayant un besoin légitime pour un objectif défini. Elles ne doivent pas être transmises aux coéquipier·ère·s, sponsors ou autres tiers sans justification appropriée, ni publiées dans les groupes WhatsApp généraux. Cela ne signifie pas que le club recueille systématiquement des dossiers médicaux détaillés.

8. Événements et autres activités du club

Matchs, tournois, voyages et événements sociaux ou communautaires peuvent nécessiter des renseignements limités pour les inscriptions et l’organisation. Les destinataires concernés peuvent comprendre les clubs hôtes, organisateurs, transporteurs, hébergements et, selon le cas, fédérations ou assureurs. Les données doivent se limiter au nécessaire ; les communications internationales sont décrites ci-dessous.

Nous utilisons les coordonnées de contacts chez les sponsors et les accords pour gérer leur soutien, ainsi que les informations de dons reçues par le club pour l’administration et la comptabilité. GoFundMe est un service externe que les visiteur·euse·s choisissent d’utiliser ; le club ne reçoit pas nécessairement toutes les données fournies à la plateforme. Le sponsoring ne donne pas un accès habituel aux listes de contacts des membres. Toute communication envisagée nécessite une finalité légitime distincte et une information appropriée.

9. Prestataires et transferts internationaux

Ces services ont des rôles différents et peuvent aussi traiter des informations pour leurs propres finalités, selon leurs conditions applicables.

Google exploite une infrastructure internationale ; aucune région précise n’est confirmée pour le compte Forms et Sheets du club. SportEasy indique utiliser la France et des centres de données européens, ce qui ne précise pas tous les lieux d’accès du support ou des sous-traitants. Umami Cloud décrit une infrastructure aux États-Unis et dans l’UE ; la région choisie par le club n’est pas vérifiée.

WhatsApp et Instagram utilisent l’infrastructure de Meta et peuvent impliquer des traitements internationaux, notamment aux États-Unis. GoFundMe indique un hébergement américain et des traitements aux États-Unis, en Inde, en Pologne et en Argentine. Les données nécessaires aux événements peuvent parvenir à des prestataires dans les pays de destination, notamment l’Italie et le Royaume-Uni pour les activités internationales publiées du club. L’hébergeur traite les connexions ; son identité et son pays d’hébergement restent non confirmés. Google Maps s’ouvre sur sélection d’un lien du calendrier.

La LPD exige une protection adéquate reconnue, des garanties appropriées ou une exception légale applicable pour les communications internationales. L’adéquation liée au cadre Suisse–États-Unis ne couvre que les organisations certifiées et les données concernées. Certaines garanties propres aux communications du club restent à vérifier ; cette politique ne revendique ni mécanisme unique ni traitement exclusivement suisse ou européen pour tous les services.

Des informations limitées peuvent aussi parvenir aux secours, à des conseiller·ère·s professionnel·le·s ou aux autorités lorsque l’activité ou la loi le nécessite.

10. Conservation et sécurité des données

Nous conservons les données du club tant que leur finalité, une obligation légale applicable ou une prétention pertinente le nécessite. Les services externes peuvent avoir leurs propres règles.

L’effacement d’informations d’inscription peut concerner la réponse originale Google Forms, la ligne Google Sheets liée et les copies ou exports autorisés. Des obligations ou prétentions peuvent justifier la conservation de certains dossiers ; un effacement immédiat des systèmes hors de notre contrôle ne peut pas être garanti.

Les dossiers d’inscription sont réservés aux membres du comité au sein du club et destinés à leur usage. Nous cherchons à limiter les autres accès selon les responsabilités dans le club et accordons un soin particulier aux informations sensibles.

11. Vos droits

Écrivez à info@genevaguardians.ch pour demander l’accès, la rectification ou l’effacement de données, vous opposer à une utilisation pertinente, retirer un consentement ou demander le retrait d’une image. Précisez les données concernées pour nous aider à les retrouver. Nous pouvons poser des questions proportionnées pour vérifier une demande, sans exiger systématiquement une pièce d’identité.

Les demandes sont examinées selon le droit applicable et ses exceptions. Le droit suisse prévoit aussi la portabilité lorsque ses conditions sont réunies. Si le RGPD s’applique, d’autres droits, comme la limitation du traitement, peuvent s’appliquer. Vous pouvez consulter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence ou lui signaler une préoccupation.

12. Analyse du site et cookies

Nous utilisons Umami Cloud pour mesurer les pages consultées, les interactions et les statistiques générales d’utilisation du site. Le traceur actuel fonctionne sans cookies d’analyse, mais les requêtes techniques peuvent encore impliquer des données personnelles, notamment une adresse IP. Nous ne présentons pas toutes les statistiques comme anonymes.

Certaines pages membres de boutique et de voyage intègrent Google Forms ; leur consultation peut contacter Google. Les autres liens externes contactent les services lorsqu’ils sont sélectionnés. L’hébergeur peut traiter des journaux de connexion. La conservation dépend des réglages des services concernés.

13. Modifications de cette politique

Dernière révision : 14 octobre 2026. Nous pouvons adapter cette politique lorsque les pratiques ou exigences légales changent et communiquer les changements importants par un canal adapté du club.